برای اینکه دفاتر تجاری اعتبار و اهمیت و سندیت داشته باشند باید طبق قوانین تجاری وضع شده پیش روند.
بنابراین طبق مواد ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت باید دفاتر رومه و دارایی قبل از ثبت هرگونه معامله از طرف نماینده اداره ثبت شماره گذاری و امضا و پلمپ شوند.
امروزه درخواست اخذ
مراحل درخواست
برای درخواست
اگر متقاضی
در سامانه همچنین باید قسمت شروع سال مالی و ماه مالی را نیز تکمیل کنند و سپس اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده را باید کامل نمایند.سپس در صفحه بعدی باید اطلاعات شخص حقوقی را تایید نمایند و بعد از آن به کاربران شماره پیگیری داده می‌شود.بعد از انجام مراحل گفته شده سمت تکمیل کننده اظهارنامه را از فهرست انتخاب می کنند و اطلاعات مربوط به یکی از اعضای هیئت مدیره را در سامانه قید می نمایند و اسامی بقیه اعضای هیئت مدیره را مشخص می‌کنند و به گام بعدی می‌روند . و در این مرحله هیئت مدیره را مشخص می‌نمایند و سمت اشخاص هیئت مدیره را تعیین می‌کنند و تاریخ شروع سمت را در سیستم نیز وارد می‌کنند.پس از آن وضعیت حدود حق امضای اعضای هیئت مدیره و سمت عضو هیئت مدیره را مشخص می‌کنند.پس از اینکه تمامی مراحل طی شد،باید وارد صفحه تایید صحت اطلاعات شد و گزینه تایید اظهارنامه و مدارک مورد نیاز را انتخاب نمود.بعد از تکمیل اطلاعات و انجام کامل و صحیح مراحل اینترنتی ثبت باید اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت را به همراه سایر مدارک به اداره ثبت ارسال نمایند تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید شده ارسال کنند .وپس از ارسال مدارک و گرفتن کد پیگیری باید گزینه
هر موسسه و هر شركت و هر سازمانی كه مشمول قوانین مالیاتی باشد بایستی از سازمان امور مالیاتی تبریز دفاتر قانونی خود را جهت تحریر كلیه فعالیت های مالی خود تحویل بگیرد .
این دفاتر كه به دفاتر قانونی معروف هستند , كلیه شركتها با توجه به دستور العمل ها و آئین نامه تحریر دفاتر قانونی كلیه عملیات مالی خود را بایستی به ترتیب وقوع به صورت خوانا و بدون خط خوردگی و تراشیده شدن و لاك گیری در این دفاتر بنویسند و در انتهای سال مالی و زمانی كه می خواهند اظهار نامه مالیاتی را تحویل دهند دفاتر پلمپ شده ای را هم كه نوشته اند برای استناد به دارایی تحویل می دهند.
این دفاتر برای مشخص نمودن فعالیت های مالی سالیانه شرکت, ثبت شرکت , بصورت اجباری تخصیص داده می شود.
سازمان امور مالیاتی کشور میتواند به منظور نظارت بر اجرای قوانین و مقررات مالیاتی هیات هایی مرکب از سه نفر را جهت بازدید و کنترل دفاتر قانونی مودیان مالیاتی در تبریز طبق آیین نامه ای که به پیشنهاد سازمان امور مالیاتی کشور و تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی خواهد بود اعزام نماید. در صورتی که مودی از ارائه دفاتر خودداری نماید با موافقت هیات مذکور در بند (3) وکیل - ماده 97 این قانون درآمد مشمول مالیات سال مربوط از طریق علی الراس تشخیص خواهد شد.
تبصره: هیات های موضوع این ماده می توانند حسب تجویز سازمان امور مالیاتی کشور کلیه دفاتر و اسناد و مدارک مالی مودیان را اعم از این که مربوط به سال مراجعه یا سنوات قبل باشند به منظور کسب اطلاعات لازم و ارائه آن به اداره امور مالیاتی ذیربط مورد بازرسی قرار دهند و یا در صورت وم دفاتر و اسناد و مدارک سنوات قبل را در قبال ارائه رسید به اداره امور مالیاتی ذیربط منتقل نمایند.
- کپی شناسنامه و کارت ملی کلیه ی اعضاء هیئت مدیره
- کپی رومه رسمی تاسیس
- کپی رومه آخرین تغییرات
- مهر شرکت
دفتر رومه دفتری است که تمام مطالبات و داد و ستدهای تجارتی و هر نوع واردات و صادرات تجارتی خود را در آن دفتر ثبت نماید .
دفتر کل : دفتر کل دفتر است که هر نوع شرکت یا موسسه و یا اشخاص حقیقی باید کلیه معاملات خود را هر روز از دفتر رومه استخراج کند و انواع آن را جدا کرده و هر نوعی را در صفحه مخصوص آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.
دفتر دارائی دفتری است که تاجر باید هر سال از کلیه دارائی منقول و غیر منقول خود را با تمام جزئیات در دفتر ثبت و امضاء کند.
هر شرکت یا موسسه و یا اشخاص حقیقی که در اداره ثبت به ثبت می رسد ، مکلف است اقدام به گرفتن دفاتر پلمپ شده نماید .(طبق ماده 66 قانون تجارت ) کلیه بانکها برای عملیات سالیانه خود ، دفتر رومه ، دفتر کل و دفتر دارایی دریافت می کنند ، باید به ترتیب تاریخ در صفحات کلیه صادرات و واردات نوشته شود . از تراشیدن و حک کردن و لاک گرفتن و یا بین سطور نوشتن ممنوع است و باید تمام دفاتر پلمپ هر سال که گرفته می شود حداقل تا 100 سال نگه داری شود .
شرکتها پس از گرفتن دفاتر پلمپ که برای هر سال مالی می باشد و برای سالهای مالی بعدی باید از سال قبل دفاتر پلمپ در تبریز بگیرند، باید تشکیل پرونده مالیاتی دهند و برای تشکیل پرونده مالیاتی در تبریز به مدارک زیر نیاز است.
1) اصل و کپی اساسنامه شرکت
2) اصل و کپی آگهی تاسیس
3) اصل و و کپی رومه رسمی
4) اصل و کپی شرکت نامه
5) اصل و کپی اظهارنامه ثبت شرکتها
6) اصل و کپی آگهی تغییرات
7) اصل و کپی شناسنامه(صفحه اول) اعضای هیات مدیره
8)اصل و کپی کارت ملی کلیه اعضای هیات مدیره
(9 کپی فیش تلفن محل شرکت
(10 کپی سند مالکیت یا اجاره نامه به نام شرکت
(11 اصل گواهی امضای صاحبان امضای مجاز تائید شده در دفترخانه اسناد رسمی.
(12تکمیل دفترچه مشخصات شناسایی شرکت(دفترچه ثبت نام اشخاص حقوقی)
(13 اصل فیش واریز دو در هزار مبلغ سرمایه اولیه شرکت در بانک ملی.
پس از تشکیل پرونده مالیاتی در تبریز به شرکت کد اقتصادی تعلق میگیرد